Palautepäivä ja tuskaiset kaksi viikkoa :)

Kulttuurituottaja ja tiedottamista koskeva lainsäädäntö

Tiedottamiseen liittyy paljon velvoitteita ja ohjenuoria. Yleisten velvoitteiden lisäksi tiedottajan omalla toimisektorilla saattaa olla omat ohjeensa asioiden hoidosta. Kaikille tiedottajille yhteiset velvoitteet ja säännöt tulevat kuitenkin lainsäädännöstä.

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta määrittelee kulttuurialalla esimerkiksi kulttuuritoimen, opetustoimen ja lääninhallituksen kulttuurin alueella toimivan osan velvollisuudet tiedottaa ja antaa tietoa pyynnöstä. Lain lähtökohtana on, että kaikki viranomaisten asiakirjat ovat julkisia ellei toisin säädetä. Laki tukee tavoitetta avoimeen viranomaistoimintaan, tehostettuun julkisuusperiaatteen toteutumiseen, parempaan viranomaisten tiedonsaantiin käsitellyissä asioissa ja yksilöiden/yhteisöjen mahdollisuutta osallistua julkisiin keskusteluihin ja sitä kautta vaikuttaa asioiden hoitoon. Avoin viranomaistoiminta on yksi demokratian tärkeimmistä tukipilareista ja siihen oleellisena osana kuuluvat säädökset oikeudesta tietoon viranomaisten julkisista asiakirjoista, vaitiolovelvollisuudesta ja sen määreistä eri asemissa, asiakirjojen salassapidosta ja rajoituksista yhteisön tai henkilön edun turvaamiseksi ja viranomaisen velvollisuudesta noudattaa lakia avoimella ja hyvällä viranomaistoiminnalla. Laki edellyttää myös että viranomaiset ovat tietoisia asiakirjojen julkisuudesta ja siihen liittyvistä velvollisuuksista, kuten siitä, että määräykset velvoittavat aktiiviseen tiedottamiseen.

Tärkeässä osassa varsinkin julkishallinnossa on myös hallintolaki, jonka tarkoituksena on saada aikaan ja kehittää hyvää hallintoa ja oikeusturvaa sekä edistää hallinnon palvelujen laatu- ja tulostasoa. Tätä säädöstä, joka sisältää hyvän hallinnon perusteet sekä hallinnon menettelytavat sovelletaan valtaosaan viranomaisten toimintaa, julkisoikeudellisiin laitoksiin, eduskunnan virastoihin sekä presidentin kansliaan. Sen tärkeinpänä sisältönä ovat säädökset neuvontavelvollisuudesta, hyvän kielenkäytön vaade hallintoasioissa, viranomaisten keskinäisestä yhteistyöstä, hallintoasian käsittelyn julkisuudesta ja hallintopäätösten muiden asiakirjojen tiedoksiannosta sekä niihin liittyvistä tiedoksiantojen menettelytavoista.

Työyhteisöjen sisäisen viestinnän kannalta merkittävin on YT- eli yhteistoimintalaki, jonka tavoitteena on lisätä työntekijöiden mahdollisuutta vaikuttaa työpaikkansa ja oman asemansa päätöksentekoon sekä osallistua yrityksen toiminnan ja työolosuhteiden kehittämiseen. YT-laki on tärkeä osa työntekijöiden hyvinvointiin ja työmotivaatioon liittyvä asia, joka asiallisesti noudatettuna vaikuttaa asioiden sujuvuuteen ja yhteisön toiminnan kehitykseen sekä yleiseen menestykseen. Lakia sovelletaan työpaikoissa, jossa työskentelee yli 20 henkilöä, lähes kaikkiin suoraan henkilöstön asemaan vaikuttaviin tekijöihin kuten muutostekijöihin tiedotustilaisuuksineen, irtisanomistilanteisiin ym. henkilöjärjestelyihin, työaikoihin, laitteistojen käyttöseikkoihin ja niiden rajoituksiin tai valvontaan, työtilamuutoksiin, koulutuksiin yms. Myös sisäinen tiedottaminen tiedotuslehtineen, ilmoitustauluineen ja tiedotustilaisuuksineen kuuluvat YT-lain piiriin.

Tuottajan on hyvä olla tietoinen myös sanavapauteen sidoksissa olevasta painovapauslaista, jonka mukaan jokaisella on oikeus julkaista painokirjoituksia, mikäli noudattaa lainsäädöksiä, eikä viranomainen sitä ennalta estä. Säännöllisesti (vähintään neljästi vuodessa) samannimisenä julkaistavan lehden kustantajan tulee etukäteen ilmoittaa lehden ilmestymisestä ja ilmoituksen tulee kirjata päätoimittaja, jolla on siis valta vaikuttaa julkaisun sisältöön ja julkaisemiseen. Päätoimittajan vastuu on rikosoikeudellinen ja julkaisutoimintaa valvoo oikeusministeriö. Laki ei kuitenkaan koske yhteisöjen sisäistä tiedotuslehteä.

Ollessaan tekemisissä rekistereiden ja julkaisujen kanssa on hyvä muistaa, että missään julkaisussa, rekisterissä tai esim. markkinointitarkoitukseen käytettävässä listauksessa ei ole automaattista lupaa käyttää henkilötietoja. Henkilötietolaki suojaa yksityisyyttä turvaavia perusoikeuksia ja edistää hyvän tietojenkäsittelyn kehittämistä ja noudattamista. Henkilötietojen käytön tulee aina olla perusteltua ja jossakin tapauksissa laki velvoittaa ilmoittamaan tietosuojavaltuutetulla, jonka toimistosta saa myös asiasta tarvittaessa lisätietoa.

Tekijänoikeuslainsäädäntö on hyvin pikkutarkasti säädettyä ja toisten teosten kanssa tekemisissä ollessaan tuleekin olla erityisen tarkka itse teoksen määrittelystä ja rajoituksista jotka teoksen käyttäjällä tai omistajallakin on suhteessa teoksen tekijään. Teos on aina fyysisen henkilön tekemä, joten esimerkiksi yhteisö ei voi olla teoksen lainvoimainen tekijä. Olennaista on myös se, että tekijänoikeudet suojaavat ainoastaan teoksia, jotka ovat itsenäisiä tekijänsä luovaan panokseen pohjautuvia teoksia. Tekijänoikeuden loukkaaminen on rangaistava teko ja siksi oikeuksia tulee noudattaa tarkasti.

Lakiviidakossa tuottajan tulee olla tarkkaa ja hyvin tietoinen säädöksistä sekä muistaa päivittää tietojaan jatkuvasti. Asiakohtaisesti yksityiskohdat voi tarkistaa asiaan liittyvältä viranomaiselta esimerkiksi puhelinsoitolla, joka vie taatusti vähemmän aikaa kun rikkomusten ja niiden vastuun kantajien selvitteleminen. Oman tietotaitonsa lisäksi tuottajan hommaan usein kuuluu vielä muun työryhmän tietojen päivittäminen asian saralta sekä valvoa, että työryhmä toimii annettujen ohjeiden mukaisesti.

Kunnia meni, mut maine kasvoi

Viestintäsuunnitelmia ja maineenhallintaa

Tänään meillä oli viimeinen kontaktitunti markkinoinnin ja tiedottamisen saloista. Kävimme läpi yrityksen viestinnän suunnittelua ja maineen hallintaa.

Viestintäsuunnitelma-aiheesta aloitimme lukemalla jutun Tshernobylin katastrofin puutteellisesta tiedottamisesta, joka havainnollisti hyvin tiedottamisen moniulotteisen tarpeellisuuden. Viestintäluennon jälkeen etsimme ryhmissä viestintästrategioita netistä. Ryhmäni esitteli Satakunnan Ammattikorkeakoulun viestintästrategian 2007-2009, joka oli rakenteeltaan hyvin tehty ja selkeä kokonaisuus. Sain mielestäni erittäin hyvän kuvan siitä mitä viestintästrategiaan kuuluu:

viestintätoiminnan perusta

• yhteys
  • visioon
  • toiminta-ajatukseen
  • arvoihin
  • strategisiin tavoitteisiin ja kriittisiin menestystekijöihin

viestintätoiminnan tehtäväalueet

• tapa toimia
• tunnettuus ja uskottavuus
• maineen hallinta ja positiivinen julkisuus
• koulutuksen ja palveluiden kysyntä
• julkaisutoiminta
• kriisitilanteiden hallinta

viestintätoiminnan strategiset tavoitteet

• yhteisen toimintakulttuurin vahvistuminen
• tunnettuuden ja uskottavuuden vahvistuminen
• maineen hallinta ja positiivinen julkisuuden vahvistuminen
• koulutuksen ja palveluiden kysynnän varmistaminen ja kasvu
• julkaisutoiminnan volyymin hallittu kasvu

viestinnän organisointi ja resursointi

• organisaatio
• henkilöstö
• talous

viestintätoiminnan arviointi

Maineenhallinnan luennon aikana, jossa opettaja käytti hauskoja esimerkkejä itsestään ja jossa muut opiskelijat kertoivat omiaan, aloin ajatella erästä miespuolista läheistäni, joka vuosia sitten petyttyään erääseen parisuhteeseen eli muutaman vuoden elämää, joka olisi saattanut sisältönsä puolesta tarvita rankkaa maineenhallintaa, muttei tarvinnut, sillä kyseinen mies eli maineensa veroista elämää avoimella ja huolettomalla asenteella. Ei häntä rankaistu tavoistaan tavalla, jolla huonoon maineeseen joutuneita rankaistaan, vaan hän oli hurjassa suosiossa (jälleen – maineestaan huolimatta) ja tietynlaiset ihmiset jopa kilpailivat hänen suosiostaan ja seurastaan tietäen hyvin, ettei se ehkä kannattanut pidemmänpäälle. Kyseinen mies heitti lisää vettä myllyyn alkamalla työskennellä ammatissa, jolla oli samanlainen maine kuin hänellä itsellään. Tästä huolimatta suosio vain nousi ja kun hän viime kesänä löysi unelmiensa naisen rinnalleen ympäristö reagoi hyvin vähän. Naisen hän tapasi työpaikallaan ja oli tälle alusta asti oli rehellinen, avoin ja uskollinen – vastoin kaikkea jota hänen maineensa piti sisällään. Kuukausien seurustelun jälkeen maine olikin yllättäen – ei tiessään – vaan muovaantunut täysin erilaiseksi. Edelleen ihmiset kilpailivat miehen suosiosta, mutta tällä kertaa syistä, jotka olivat täysin päinvastaiset. Menneet olivat menneitä miehen joviaaliuden ja luotettavuuden voittamina. Hänen elämänsä nainen toimi vaivihkaa maineenhallintana eikä miehen tarvinnut edes kavuta alas korokkeelta, jonne ympäristö hänet oli kerran nostanut täysin päinvastaisista syistä.

Maineenhallinnassa huomioon otettavia perustärkeitä asioita ovat siis:

• jos toimit vastoin yleisessä mielessä hyvänä pidettyjä tapoja – tee se avoimesti, älä pyydä käytöstäsi anteeksi ja ole hurmaava ja kohtelias tehdessäsi tämän kaiken
• tämän maailman ihminen on melko lailla vietävissä asiassa kun asiassa, jos keksit tarpeeksi hyvän tavan tehdä niin. Eri ihmisiin tepsii eri jutut – pitää vain hoksata mitkä ne ovat
• vaikka ihmiset muistaisivatkin huonon maineesi ikuisesti, jos olet pohjimmiltasi hyvä tyyppi, saat täysin pyyteettä anteeksi aivan kaiken, jos jonakin päivänä keksit (kuin vahingossa) ruveta toimimaan yleisesti hyväksytyllä tavalla

9-11.3. Tiedote ja muuta hyvin hyödyllistä

Saimme vieraaksemme Outi Katajarinteen, jotka kertoi meille tiedottamisesta.

Hyvän tiedotteen määrittely:

Hyvä tiedote vastaa kysymyksiin:

• kuka? ketkä asiaan liittyvät
• mitä? alkuun tiivistetään pääasia
• missä? missä tapahtuu, mihin vaikuttaa? (Suomessa vai ulkomailla, asian merkittävyys)
• milloin? tarkat ajat sekä tapahtuvalle ja tapahtuneelle
• miksi? taustoittaa uutista
• mitä siitä seuraa? mitkä ovat tapahtuman ja tilanteen seuraukset
• kuka antaa lisätietoja?

Tiedotteen jäsentely:

1. luonnostelu: vastaa kysymykseen kuka, mitä jne.

2. sijoita vastaukset tärkeysjärjestykseen

3. poimi tekstin keskeisimmät sanomat ja tiivistä ydinasia lauseeseen

4. uutiselle voi löytää erilaisia kärkiä vastaanottajan mukaan

5. henkilöiden kommentit tekstin loppupuolelle

6. tekstin tarkastelu ja toimittaminen

7. lopuksi vielä lyhennä, jos mahdollista. Tiivistä tekstiä. Käytä harkiten numeroita, kiinnitä kieleen huomiota.

Viestintää ja sen tärkeyttä

Tänään sisäistä ja ulkoista viestintää laajemmin. Sisäisen viestinnän osiossa tuli aivan uutena asiassa kaikki mitä YT-laki velvoittaa. Tiesin, että moinen laki on olemassa, mutten ollut ollenkaan perillä mitä kaikkea se kattaa. Koin luennon siis hyvin tärkeäksi. Sisäinen viestintä on muutoinkin tärkeää, sillä monessa työyhteisössä se on aivan retuperällä ja kaikkien edun (ja etenkin organisaation itsensä) mukaista olisi kuitenkin hoitaa sisäinen viestintä paremmin kuin hyvin. Ilmapiirikin työpaikoilla on aina parempi, jos kaikki kokevat olevansa perillä heitä koskevista asioista ja saavat osallistua jonkinasteiseen päätöksentekoon. Ihmisillä kun on tarve tuntea itsensä tärkeiksi ja vaikutusvaltaisiksi.

Tiedottamista ja tuottamista

Tänään kävimme läpi kulttuurituottajan suhdetta tiedottamiseen sekä asiaa tiedotustilaisuuksista. Jälleen korostui asia, jota jo monet alan ammattilaiset ovat meille toistaneet: Jos on kyse vähänkin isommasta prokkiksesta, olisi enemmän kun hyvä, että tuottaja ja tiedottaja olisivat eri henkilöt. Samoin kun kaikkien edun mukaista voisi olla, että markkinoinnilla olisi vastaava, joka ei ole tuottaja. Näin tuottajan homma ei kuormitu liiaksi eivätkä tuotannon tärkeät osa-alueet jää liian vähälle huomiolle kiireiden takia.

Tiedotussuunnitelma:

• Alkuun tapahtuman idea, kohderyhmä, tavoitteet ja ajankohta
• ennakkotiedottaminen
• varsinainen tiedotustilaisuus, tiedote, materiaalit
• säännöllinen tiedotus tapahtuman aikana
• tiedotuksen eri osa-alueet
• näkökulmat
• toimittajavierailut

Tiedotustilaisuuden sisältö:

• aloitetaan täsmällisesti ilmoitettuna ajankohtana
• paikalla olijoiden esittely
• materiaalin ja ohjelman esittely
• haastatteluvuoroista ilmoittaminen
• tuotannon esittely ja asiantuntijat
• haastattelut

Tiedotustilaisuuden ajankohta:

• varottava samanaikaisuuksia
• huomioitava median aikataulut
• vuorokauden ja kalenterivuoden ajankohta
• riittävän lähellä tapahtumaa
• julkaistaan kun asia on ajankohtainen

Don’t shoot the messenger!

Tänään sukellettiin tiedottamisen monitahoiseen maailmaan. Oli varsin mukavaa vaihtelua viimeviikon ryhmätyömyllerrykselle – vaikka ihan mukavaa myllerryskin.

“Tiedottaminen läpäisee kaikki projektin vaiheet suunnittelusta tulosten levittämiseen ja tuotosten markkinointiin. Sillä varmistetaan tiedonkulku yhdistyksen sisällä, tehostetaan yhteistyötä, pidetään yhteyttä rahoittajaan, vauhditetaan projektin käynnistymistä ja tuetaan sen toteuttamista. Tiedottamisella tehdään myös hanketta ja yhdistystä tunnetuksi, välitetään tietoa päättäjille sekä kerrotaan projektin teemoista, kokemuksista, tuloksista ja tuotteista.

Suunnitteluvaiheessa tiedottamisella pyritään varmistamaan yhdistyksen toimijoiden sitoutuminen projektiin sekä luomaan pohjaa yhteistyölle paikkakunnan muiden toimijoiden kanssa. Hanketta on hyvä pitää säännöllisesti esillä projektipäätöksen saapumiseen saakka. Näin se pysyy kaikkien asianosaisten mielissä, mikä vauhdittaa projektin käynnistämistä.

Projektin tiedotustarpeet kannattaa jo suunnitteluvaiheessa kirjata tiedotussuunnitelmaan. Useat rahoittajat myös edellyttävät tätä. Hankkeen edetessä tiedotussuunnitelmaa täsmennetään yksityiskohtaisemmaksi, jotta se palvelisi mahdollisimman hyvin projektin tiedotusta ja yhdistyksen tiedontarpeita.

Projektipäätöksen saavuttua tiedotussuunnitelma täsmennetään päätöksen mukaiseksi. Viimeistään tässä vaiheessa sovitaan myös tiedottamiseen liittyvistä tehtävistä ja työnjaosta. Tavallisesti tiedottaminen on mielekästä määritellä osaksi projektihenkilöstön toimenkuvaa. Koska tiedottaminen kuitenkin alkaa jo projektin suunnitteluvaiheessa ja jatkuu vielä projektin päätyttyä, kannattaa yhdistyksen nimetä joku edustajistaan projektin tiedotusvastaavaksi.

Ennen hankkeen käynnistämistä tiedotusvastuu on kokonaan yhdistyksellä. Tällöin huolehditaan muun muassa siitä, että tieto mahdollisista muutoksista alkuperäiseen projektisuunnitelmaan kulkee yhdistyksessä ja yhteistyökumppaneille. Yhdistyksen edustajilla tulee myös olla valmiudet tiedottaa projektista siitä kiinnostuneille ihmisille ja tiedotusvälineille.

Yhdistyksen rooli tiedonvälityksessä muuttuu projektihenkilöstön aloittaessa työnsä. Hankkeen aikana yhdistyksen vastuulla on muun muassa projektihenkilöstön perehdyttäminen ja tukeminen, tiedotuksen seurata ja arviointi sekä huolehtiminen siitä, että rahoittajan viestintäohjeita ja yhdistyksen viestinnän linjauksia noudatetaan.

Projektin tiedotuksessa hyödynnetään yhdistyksen muuta tiedotustoimintaa ja projektissa kertyneet kokemukset ja tulokset huomioidaan yhdistyksen yleisessä tiedotuksessa. Tavallisesti hankkeissa kertyy myös projektin aihealueeseen liittyvää asiasisältöä, joka jää osaksi yhdistyksen tietotaitoa.

Yhdistyksellä on taas aktiivisempi rooli siinä vaiheessa, kun hankkeessa syntyneiden tulosten ja tuotosten levittäminen ja juurruttaminen tulee ajankohtaiseksi. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että kertyneistä tuloksista ja kokemuksista tiedotetaan ja että niitä hyödynnetään yhdistyksen toiminnassa.” (http://julkaisut.mielenterveysseura.fi/projektiopas/tiedottaminen/)

Minusta tämä selvitti asiaa varsin mukavasti ja vähemmän sekavasti sekä kokonaisesti

Vastakarvaista…

Taas ryhmätyöpäivä. Tänään edistyimme markkinointistrategian tekemisessä – kaikesta vastahankaisuudesta ja vastakarvaisuudesta huolimatta. Paljon melua tyhjästä OSA 2.

Ei siis mitään uutta länsirintamalta.

Paljon melua tyhjästä…

Ryhmätyöpäivä. En ollut paikalla ennen ruokailua kun piti olla sairaalassa varjoainekuvauksessa joka viimetingassa kuitenkin peruttiin. Päätin kuitenkin ilmaantua paikalle etten missaisi mitään tärkeää ja että olisin mukana tekemässä oman osuuteni ryhmätyöstä. Kouluun päästyäni melko pian aloin kuitenkin katua päätöstäni.

Kas.. kun olen ihminen joka aina olettaa. Tiedän ettei pitäisi ja kerta toisensa jälkeen tämä tieto todistaa itseään. Silti aina uudelleen oletan. Ryhmätyön (tämän ja menneidenkin ryhmätöiden) suhteen olen olettanut, että siitä tulee hauskaa. Pidän ihmisten kanssa työskentelystä joten tottakai oletan että siitä tulee hauskaa. Oletan myös että olisi mahdollista saada aikaan toimiva työnjako ja hahmotelma tehtävistä jotka tulee saada tehtyä. Oletan myös että ihmiset tarttuvat vahvuuksiinsa ja tarjoutuvat käyttämään niitä pyyteettä ja että he myös uskaltautuvat osallistumaan asioihin joissa eivät tunne olevansa vahvoilla. Samalla oletan ryhmän jäsenten tukevan toisiaan koska kaikilla on eri verran erilaisia vahvuuksia. Kaiken tämän lisäksi oletan että saadaan aikaan tuloksia. Eikä vaan mitä tahansa tuloksia, vaan että kaikki ovat antaneet parhaansa vallitseviin olosuhteisiin nähden eivätkä tyydy keskinkertaisuuteen jos asian voi tehdä paremminkin. Miksi tehdä keskinkertaisesti jotain jonka pystyisi tekemään paremminkin? Näin siis oletan. Ja jos / kun oletukseni ei osu kohdalleen tunnen turhautuneisuutta ja pettymystä. Sellaisessa tilanteessa toki yrittää mahdollisimman pian päästä moisten tuntemusten yli pystyäkseen jatkamaan eteenpäin mahdollisimman nopeasti, mutta joinakin päivinä se on vaikeampaa kuin toisina. Tänään se oli aika vaikeaa.. jäi oikein harmittamaan jälkikäteen. Toivon vaan..  että moisten tilanteiden aiheuttamat asiat eivät näkyisi työn jäljessä ja jos niin että ne saataisi ennen loppua korjatuksi. Loppusilauksessa viimeistään. Toivon myös ettei se jäisi yksin yhden tai muutaman ryhmäläisen harteille.

Energiavapaa markkinointisuunnitelma

Niitä on sellaisia päiviä, joilta odottaa energiaa ja pulppuavaa innokkuutta. Tänään oli sellainen päivä. Se ei kuitenkaan mennyt aivan niin. Lomalla telomani jalka särki yöllä joten nukuin liian vähän, menin hyvin väsyneenä kouluun jossa jalka jatkoi särkemistään ilokseni koko päivän. Keskittyminen oli tiessään ja tunnelma vähän – lannistunut. En ollut onneksi ainoa. Auditorioon oli raahautunut vino pino loman runnomia nukkumatteja. Kahviautomaatin kofeiinihöyryillä jaksoimme kuitenkin aloittaa markkinointisuunnitelman tekemisen, omassa tapauksessani kahden markkinointisuunnitelman tekemisen, sillä ryhmälläni on kaksi kohdetta, ja hitaasti mutta hitaasti saimme kun saimmekin sen ainakin alkuun. Tekemistä riittää koko työntouhuisaksi viikoksi, jos riittääkään. En onneksi lannistu pysyvästi kovinkaan helposti ja itse asiassa kovinkin innoissani odotan sitä päivää kun voin sanoa olleeni mukana tekemässä markkinointisuunnitelmaa alusta ihan loppuun asti. Nyt täytyy siis vaan päästä sinne loppuun ja eiköhän sinne päästäkin.